Suivi dépenses de véhicule
Module Suivi Véhicule – Suivi des Dépenses de Véhicule
Guide d'analyse financière détaillée, de contrôle des coûts d'exploitation et d'imputation des charges par véhicule. Suivez et auditez les dépenses d'entretien, de maintenance, de contrôle technique et d'assurance.
1. Rôle et objectifs du suivi des dépenses
L'interface Suivi dépenses de véhicule centralise la totalité des coûts opérationnels et administratifs directement imputés à chaque véhicule de la flotte. Elle permet au gestionnaire du parc et au service financier d'évaluer la rentabilité d'un véhicule, de comparer les coûts prévisionnels aux coûts réels et de suivre l'évolution des charges fixes et variables.
Fonctionnalités Clés
- Contrôle Budgétaire : Comparaison directe entre le Coût estimé et le Coût total réel engagé.
- Traçabilité par Mouvement : Rattachement d'une dépense à une référence de déplacement, un client ou une activité.
- Analyse des Postes de Coûts : Classification fine par type d'intervention (Entretien, Maintenance, Contrôle technique, Assurance).
Chemin d'accès
Comdev ERP → Suivi véhicule → Suivi dépenses de véhicule
2. Ventilation des sous-catégories de dépenses
Le sous-menu Suivi dépenses de véhicule regroupe quatre grands postes de frais :
🛠️ Entretien
Concerne toutes les opérations périodiques préventives régulières (ex: vidange, changement de filtres, niveau des liquides, permutations de pneus).
⚙️ Maintenance
Englobe les interventions curatives ou réparations lourdes faisant suite à une panne ou à une usure (ex: kit d'embrayage, freins, moteur, carrosserie).
📋 Contrôle technique
Suit les frais réglementaires d'inspection et de visite technique obligatoire auprès des centres agréés pour l'autorisation de circulation.
🛡️ Assurance
Comptabilise les prime d'assurances (Tous Risques, Responsabilité Civile) et renouvellements des polices attribuées à chaque véhicule.
3. Dictionnaire des colonnes de la grille financière
Chaque ligne représente une opération de dépense validée ou estimée :
| Colonne | Description & Signification |
|---|---|
| Véhicule | Nom, modèle ou immatriculation du véhicule concerné par la charge financière. |
| Réf. Mouvement | Numéro de référence de l'activité ou de l'ordre de mission associé à la dépense. |
| Date prévu de départ / d'arrivée | Période ou dates limites d'exécution prévues pour l'opération liée à la dépense. |
| Opérateur | Cond... | Nom du conducteur ou de l'agent responsable du véhicule au moment de l'engagement des frais. |
| Client | Client final si la dépense est refacturable ou liée à un contrat spécifique. |
| Activité | Nature de la mission dans laquelle la dépense s'est produite. |
| Action | Type d'action spécifique engagée (ex: Entretien, Réparation). |
| Dépenses | Intitulé de la dépense ou désignation de la fourniture/pièce de rechange. |
| Qté | Quantité d'unités ou de fournitures utilisées (ex: nombre de litres d'huile, nombre de pièces). |
| Coût estimé | Montant budgétisé ou devis initial estimé en monnaie nationale (DZD). |
| Coût total | Montant réel facturé et acquitté pour cette opération. |
| Auteur | Utilisateur du système ayant saisi la ligne de dépense dans le logiciel ERP. |
| Date création | Horodatage système de la création du dossier de dépense. |
4. Outils de filtrage et d'exportation
La barre supérieure met à disposition des gestionnaires des filtres multicritères complets :
- 🔍 Barre de filtres par en-tête : Permet d'isoler les dépenses par plage de dates (Du... au...), par type de dépense ou par véhicule.
- ✖ Bouton Réinitialiser : Efface l'ensemble des filtres appliqués pour retrouver l'intégralité du journal financier.
- 📊 / 🖨️ Exports Excel & Impression : Permet d'exporter l'état des dépenses vers Excel pour les bilans comptables de fin d'année.