Notes de frais
TABLEAU DE BORD - NOTES DE FRAIS
Guide d'utilisation de l'interface d'analyse consolidée des frais professionnels sous Comdev ERP. Ce tableau de bord offre une vue stratégique globale des montants engagés, des statuts de validation, des remboursements, des indicateurs clés et des alertes d'attention.
1. Présentation & Filtres Globaux
Le Tableau de bord - Notes de frais (accessible via Notes de frais dans le menu principal) réunit en un seul écran le suivi financier et administratif des notes de frais des collaborateurs ainsi que l'état d'avancement de leur traitement.
Filtres & Outils de Barre Supérieure
• Période (DU / AU) : Sélection des dates de début et de fin d'analyse (ex: 01/05/2025 au 08/07/2025).
• Comparaison : Comparaison dynamique avec la Période précédente ou l'exercice antérieur.
• Boutons d'Action :
Actualiser pour recalculer les indicateurs,
Exporter pour télécharger les données, et
Espace note de frais pour basculer vers la vue opérationnelle.
Navigation & Menu Latéral
Comdev ERP → Notes de frais
• Vues par Statut : Brouillon, Validé, Approuvé, Payé, Annulé, Refusé.
• Règlements & Statistiques : Suivi financier et rapports détaillés.
• Modules Connexes : Charges fiscales/sociales, TVA, Salaires, Emprunts et Paiements divers.
2. Cartes d'Indicateurs Clés (KPI Top)
La partie supérieure comporte 6 cartes résumant les métriques fondamentales comparées à la période précédente :
| Indicateur | Visuel / Badge | Rôle & Description |
|---|---|---|
| MONTANT TOTAL | Carte Violette | Somme globale des dépenses engagées sur la période sélectionnée. |
| MONTANT VALIDÉ | Carte Verte | Total des frais contrôlés et validés par les responsables de niveau 1. |
| MONTANT APPROUVÉ | Carte Bleue | Total des frais formellement approuvés pour mise en paiement. |
| MONTANT PAYÉ | Carte Orange | Montant effectivement remboursé aux collaborateurs. |
| MONTANT REFUSÉ | Carte Rouge | Valeur des notes de frais rejetées suite au contrôle de gestion. |
| NOMBRE TOTAL | Carte Grise | Volume total de dossiers enregistrés sur la période. |
3. Analyses Graphiques et Ventilations
Répartition par Catégorie
Graphique en anneau montrant le pourcentage et la valeur en DZD par nature de dépense (déplacements, hébergement, restauration, etc.).
Évolution des Montants (DZD)
Courbe temporelle mensuelle comparant l'évolution du Montant total engagé par rapport au Montant payé.
Répartition par Statut
Diagramme en anneau segmentant les dossiers par état : Brouillon, Validé, Approuvé, Payé, Refusé, Annulé.
4. Tables Analytiques, Métriques Moyen & Alertes
| Bloc de Synthèse | Contenu & Utilité |
|---|---|
| Nombre de notes de frais par mois | Tableau chronologique affichant pour chaque mois : le nombre de demandes, le montant total et le montant payé. |
| Top 5 Collaborateurs | Classement des collaborateurs par volume de dépenses avec nombre de demandes, montant cumulé et pourcentage du total. |
| Top 5 Tiers / Destinations | Analyse géographique et par prestataire (villes ou tiers bénéficiaires) avec nombre de notes et montant. |
| Dernières notes modifiées | Flux en temps réel listant les dossiers récents avec N° de note, collaborateur, montant, statut et date de modification. |
| Métriques Moyennes & Taux | Cartes synthétiques d'indicateurs : Coût moyen par note, Lignes de frais, Coût moyen par ligne, Notes valorisées (%) et Taux de brouillons (%). |
| Alertes & Points d'Attention | Bandeau de vigilance signalant : les notes refusées, les demandes en attente d'approbation, les remboursements en retard (+30j), les justificatifs manquants et les charges sociales à payer. |
| Charges Fisc. / Soc. à Payer | Tableau financier récapitulant les échéances à venir (paiements comptables, comptes sociaux, salaires, commissions) avec montants exigibles et restants. |